Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине

Настоящее Положение разработано в соответствии со статьей 33 Закона Украины «О Национальном банке Украины», определяет порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями (предпринимателями), а также отдельные вопросы организации банками работы с наличными.

1. Общие положения

1.1. Требования настоящего Положения не распространяются на:

а) расположенные на территории Украины иностранные дипломатические, консульские и другие официальные представительства, международные организации и их филиалы, пользующиеся иммунитетом и дипломатическими привилегиями;

б) представительства иностранных организаций и филиалов, не осуществляющие предпринимательской деятельности.

Абзац четвертый пункта 1.1 главы 1 исключен

1.2. В настоящем Положении нижеуказанные термины употребляются в следующем значении:

выплаты, связанные с оплатой труда, — выплаты, отнесенные к фонду оплаты труды, а также к другим выплатам, не относящимся к этому фонду согласно Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 27.01.2004 под № 114/8713;

обособленные подразделения — филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя в отношении этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины;

наличность (наличные средства) — денежные знаки национальной валюты Украины — банкноты и монеты, в том числе оборотные, памятные и юбилейные монеты, являющиеся действительными платежными средствами;

наличная выручка (выручка) — сумма фактически полученных наличных средств от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и внереализационные поступления;

наличные расчеты — платежи наличными предприятий (предпринимателей) и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, непосредственно не связанным с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества;

депонированная заработная плата — наличные средства, полученные предприятиями (предпринимателями) для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — документ, применяемый для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и других кассовых документов;

определение термина пункта 1.2 главы 1 исключено

касса — помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов;

кассовая книга — документ установленной формы, применяемый для осуществления первичного учета наличных в кассе;

кассовый ордер — первичный документ (приходный или расходный кассовый ордер), применяемый для оформления поступлений (выдачи) наличных из кассы. Формы кассовых ордеров, используемые специализированными предприятиями и учреждениями Национального банка Украины, не имеющими оборотной кассы, устанавливаются соответствующим нормативно-правовым актом Национального банка Украины;

кассовые документы — документы (кассовые ордера и ведомости на выплату денег, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции, другие приходные и расходные кассовые документы), с помощью которых согласно законодательству Украины оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета;

кассовые операции — операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличных при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета;

книга учета — кассовая книга, книга учета доходов и расходов, книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег или книга учета расчетных операций;

книга учета доходов и расходов — документ установленной формы, применяемый согласно законодательству Украины для отражения движения наличных. Форма соответствующей книги учета доходов и расходов установлена Государственной налоговой администрацией Украины;

книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег — книга, применяемая для учета наличных и оплаченных документов;

книга учета расчетных операций (далее — КУРО) — прошнурованная и надлежащим образом зарегистрированная в органах государственной налоговой службы Украины книга, содержащая ежедневные отчеты, которые составляются на основании соответствующих расчетных документов, касающихся движения наличных средств, товаров (услуг);

определение термина пункта 1.2 главы 1 исключено

лимит остатка наличных в кассе (далее — лимит кассы) — предельный размер суммы наличных, которая может оставаться в кассе во внерабочее время;

небанковское финансовое учреждение — юридическое лицо, которое согласно Закону Украины «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг» предоставляет одну или несколько финансовых услуг и которое внесено в Государственный реестр финансовых учреждений в установленном законодательством Украины порядке. К небанковским финансовым учреждениям относятся кредитные союзы, ломбарды, лизинговые компании, доверительные общества, страховые компании, учреждения накопительного пенсионного обеспечения, инвестиционные фонды и компании и другие юридические лица, исключительным видом деятельности которых является предоставление финансовых услуг;

операторы почтовой связи — национальный оператор и другие операторы (предприятия) почтовой связи, которые согласно Закону Украины «О почтовой связи» имеют полномочия по выполнению соответствующих услуг по почтовой связи;

операционное время — часть операционного дня банка, в течение которой принимаются документы на перевод и документы на отзыв, которые должны быть обработаны, переданы и исполнены этим банком в течение этого же рабочего дня. Продолжительность операционного времени устанавливается банком самостоятельно и закрепляется в его внутренних нормативных актах;

оприходование наличных — проведение предприятиями и предпринимателями учета наличных в кассе на полную сумму их фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций;

перевод наличных — внесение определенной суммы наличных предприятием (предпринимателем) или физическим лицом с целью их зачисления на счета соответствующего предприятия (предпринимателя) или физического лица или выдачи получателю в наличной форме;

предприниматель — физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность;

предприятия — юридические лица (кроме банков) независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (их обособленные подразделения), являющиеся участниками отношений в сфере хозяйствования, в частности субъекты хозяйствования, осуществляющие предпринимательскую деятельность, а также другие субъекты хозяйствования, органы государственной власти и органы местного самоуправления;

внереализационные поступления — поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, бесплатно полученные средства, возмещение материальных убытков, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, другие поступления;

регистратор расчетных операций (далее — РРО) — устройство или программно-технический комплекс, в котором реализованы фискальные функции и который предназначен для регистрации расчетных операций во время продажи товаров (предоставления услуг), операций по купле-продаже иностранной валюты и/или регистрации количества проданных товаров (предоставленных услуг);

расчетная книжка (далее — РК) — надлежащим образом сброшюрованная и прошнурованная книжка, зарегистрированная в органах государственной налоговой службы Украины, содержащая номерные расчетные квитанции, которые выдаются покупателям в определенных Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» случаях, когда не применяются регистраторы расчетных операций;

расчетный документ — документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную;

сельскохозяйственная продукция — товары, указанные в группах 1 — 24 Украинского классификатора товаров внешнеэкономической деятельности согласно Закону Украины «О Таможенном тарифе Украины», если такие товары (продукция) выращиваются, откармливаются, вылавливаются, собираются, изготавливаются, производятся, перерабатываются непосредственно производителем этих товаров (продукции), а также продукты обработки и переработки этих товаров (продукции), если они были приобретены либо произведены на собственных или арендованных мощностях (площадях);

торговец — субъект предпринимательской деятельности, который согласно договору с эквайром или платежной организацией принимает к обслуживанию платежные инструменты с целью проведения оплаты стоимости товаров или услуг (включая услуги по выдаче денег в наличной форме).

2. Требования к организации наличных расчетов

2.1. Предприятия (предприниматели), открывшие текущие счета в банках и хранящие на этих счетах свои средства, осуществляют расчеты по своим денежным обязательствам, возникающим в хозяйственных отношениях, приоритетно в безналичной форме, а также в наличной форме (с соблюдением действующих ограничений) в порядке, установленном законодательством Украины.

2.2. Предприятия (предприниматели) осуществляют расчеты наличными между собой и с физическими лицами (гражданами Украины, иностранцами, лицами без гражданства, не осуществляющими предпринимательской деятельности) через кассу как за счет наличной выручки, так и за счет средств, полученных из банков. Указанные расчеты проводятся также путем перевода наличных для уплаты соответствующих платежей.

Предприятия (предприниматели) осуществляют учет операций с наличными в соответствующих книгах учета.

2.3. Предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам устанавливается соответствующим постановлением Правления Национального банка Украины. Платежи сверх указанной предельной суммы производятся исключительно в безналичной форме. Количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается.

Указанные ограничения касаются также расчетов наличными между предприятиями в оплату за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных по корпоративным специальным платежным средствам.

Указанные ограничения не распространяются на:

а) расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и государственными целевыми фондами;

б) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

в) подпункт «в» пункта 2.3 главы 2 исключен

в) использование средств, выданных на командировку.

ґ) подпункт «ґ» пункта 2.3 главы 2 исключен

В случае осуществления предприятиями наличных расчетов с другими предприятиями (предпринимателями) сверх установленной предельной суммы средства в размере превышения установленной суммы расчетным путем прибавляются к фактическим остаткам наличных в кассе на конец дня плательщика наличных одноразово в день осуществления этой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы.

2.4. Если предприятие (предприниматель) согласно законодательству Украины принимает к обслуживанию специальные платежные средства с целью проведения оплаты стоимости товаров или услуг и оснащено платежным терминалом (в том числе соединенным или сопряженным с РРО), то такое предприятие (предприниматель) может за счет наличной выручки или средств, полученных из банка, предоставлять держателю специального платежного средства Национальной системы массовых электронных платежей и других платежных систем (если такая услуга предусмотрена их правилами) услуги по выдаче наличных с печатанием квитанции платежного терминала (или расчетного документа) и отражением таких операций в соответствующей книге учета.

Национальный банк Украины имеет право устанавливать ограничение по выдаче наличных по специальным платежным средствам.

Ограничения по выдаче наличных по специальным платежным средствам могут устанавливаться платежной организацией соответствующей платежной системы и банками — членами этой системы.

2.4. Если предприятие (предприниматель) согласно законодательству Украины принимает к обслуживанию платежные карточки с целью проведения оплаты стоимости товаров или услуг и оснащено платежным терминалом (в том числе соединенным или сопряженным с РРО), то такое предприятие (предприниматель) может за счет наличной выручки или средств, полученных из банка, предоставлять держателю платежной карточки Национальной системы массовых электронных платежей и других платежных систем (если такая услуга предусмотрена их правилами) услуги по выдаче наличных с печатанием квитанции платежного терминала (или расчетного документа) и отражением таких операций в соответствующей книге учета.

Национальный банк Украины имеет право устанавливать ограничения по выдаче наличных по платежным карточкам.

Ограничения по выдаче наличных по платежным карточкам могут устанавливаться платежной организацией соответствующей платежной системы и банками — членами этой системы.

2.5. Если предприятия (предприниматели) и физические лица осуществляют наличные расчеты без открытия текущего счета путем внесения в банки наличных для последующего их перечисления на счета других предприятий (предпринимателей) или физических лиц, то такие расчеты для плательщиков средств являются наличными, а для получателей средств безналичными.

2.6. Все наличные, поступающие в кассы, должны своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться.

Оприходованием наличных в кассах предприятий, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги согласно требованиям главы 4 настоящего Положения, является осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

При проведении наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличных является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК).

Предприятиям, которым Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» предоставлено право производить расчеты наличными с потребителями без использования РРО и РК и специфика функционирования которых делает невозможным оформление ими каждой операции кассовым ордером (продажа проездных и перевозных документов; билетов государственных лотерей; билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных заведений и т. п.), разрешается оприходовать наличные в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета.

Оприходуемые суммы наличных должны соответствовать суммам, определенным в соответствующих кассовых (расчетных) документах.

2.7. Исходя из необходимости ускорения обращения наличных средств и своевременного их поступления в кассы банков для предприятий, осуществляющих операции с наличными в национальной валюте, устанавливаются лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличных) согласно требованиям главы 5 настоящего Положения.

Банкам и предпринимателям лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличных) не устанавливаются.

2.8. Предприятия могут держать во внерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличные) в пределах, не превышающих установленный лимит кассы. Наличная выручка (наличные), превышающая установленный лимит кассы, обязательно сдается в банки для ее зачисления на банковские счета. Обособленные подразделения предприятий — юридических лиц могут сдавать наличную выручку (наличные) непосредственно в кассы таких юридических лиц или в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета указанных юридических лиц. При отсутствии банков наличная выручка (наличные) для перевода на банковские счета предприятия может сдаваться операторам почтовой связи и небанковских финансовых учреждений, которые имеют лицензию Государственной комиссии по регулированию рынков финансовых услуг Украины на осуществление перевода средств.

Сдача наличной выручки (наличных) осуществляется самостоятельно (в том числе с применением программно-технических комплексов самообслуживания) или через соответствующие службы, которым в соответствии с законодательством Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств.

Сдача наличной выручки (наличных) может осуществляться для зачисления на любой банковский счет предприятия (предпринимателя) по его выбору.

2.9. Наличная выручка (наличные) предприятий (предпринимателей), в том числе наличные, полученные из банка, используется ими для обеспечения потребностей, возникающих в процессе их функционирования, а также для проведения расчетов с бюджетами и государственными целевыми фондами по налогам и сборам (обязательным платежам).

Предприятия не должны накапливать наличную выручку (наличные) в своих кассах сверх установленного лимита кассы для осуществления необходимых расходов до наступления сроков этих выплат.

2.10. Предприятия имеют право хранить в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Для проведения этих выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов наличные могут храниться в их кассах сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Наличные, полученные в банке на другие выплаты, должны выдаваться предприятием своим работникам в тот же день. Суммы наличных, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных выше сроков, возвращаются предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

Предприятие имеет право хранить в кассе наличные для выплат, относящихся к фонду оплаты труда и осуществляемых за счет выручки, сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег (далее — расходная ведомость) (приложение 1*).

* Приложения не приводятся. — Прим. ред.

2.11. Выдача наличных средств под отчет или на командировку (далее — под отчет) осуществляется согласно законодательству Украины.

Выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданы наличные под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

Выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии предоставления им отчетности в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Подача отчета по полученным под отчет наличным средствам осуществляется согласно законодательству Украины.

2.12. Физические лица — доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства либо личного специального платежного средства, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, определенных для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.

2.13. Предприятия (предприниматели) при осуществлении расчетов с потребителями за наличные обязаны принимать в уплату за продукцию (товары, работы, услуги) без ограничений банкноты и монеты (в том числе оборотные, памятные, юбилейные монеты, изношенные банкноты и монеты) всех номиналов, которые выпускает Национальный банк Украины в обращение, являющиеся действительным платежным средством и не вызывающие сомнения в их подлинности и платежности. Кроме того, предприятия и предприниматели должны обеспечивать наличие в кассе банкнот и монет для выдачи сдачи.

2.14. Небанковские финансовые учреждения, а также субъекты хозяйствования, заключившие агентские договоры с банками, осуществляют операции с применением программно-технических комплексов самообслуживания в порядке, определенном законодательством Украины, в том числе нормативно-правовыми актами Национального банка Украины. Банки осуществляют контроль за соблюдением субъектами хозяйствования, с которыми заключены агентские договоры, законодательства Украины, в том числе нормативно-правовых актов Национального банка Украины в части проведения операций с применением программно-технических комплексов самообслуживания в рамках этих договоров.

3. Порядок оформления кассовых операций

3.1. Кассовые операции оформляются кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчетными документами, документами по операциям с применением специальных платежных средств, другими кассовыми документами, которые согласно законодательству Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных средств.

3.2. Кассовые операции, проводимые согласно Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», оформляются в соответствии с требованиями этого Закона.

3.3. Прием наличных в кассы производится по приходным кассовым ордерам (приложение 2), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия.

О приеме предприятиями наличных в кассу по приходным кассовым ордерам выдается заверенная оттиском печати этого предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

При работе с наличными кассиры (лица, выполняющие их функции) руководствуются правилами определения платежности банкнот и монет Национального банка Украины.

3.4. Выдача наличных из касс производится по расходным кассовым ордерам (приложение 3) или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и т. п.

Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Предприятия, занимающиеся закупкой товаров сельскохозяйственной продукции, проведение расчетов за которые не урегулировано законодательством Украины, могут производить выдачу наличных сдатчикам такой сельскохозяйственной продукции по ведомостям, в которых указываются фамилии сдатчиков, их адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченных наличных, что подтверждается подписью сдатчика.

3.5. В случае выдачи отдельным физическим лицам наличных (в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или заменяющий его документ, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или заменяющие их документы и расписываются в соответствующей графе документа.

Для выведения остатка наличных в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной расходной ведомости.

Если предприятие (предприниматель) предоставляет держателям специальных платежных средств услуги по выдаче наличных при помощи платежного терминала (импринтера), то на основании квитанций платежного терминала (слипов) таким предприятием составляется расходный кассовый ордер на общую сумму проведенных операций за день и осуществляется соответствующая запись в кассовой книге.

3.6. Выдачу наличных кассир проводит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или расходной ведомости.

Если выдача наличных производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в соответствии с законодательством Украины, в том числе и лица, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи наличных по расходной ведомости перед подписью в получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности». Выдача наличных по доверенности производится согласно требованиям, предусмотренным в пункте 3.5 настоящей главы. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или расходной ведомости.

3.7. Прием полученных из банка наличных в кассу и выдача наличных из кассы для сдачи их в банк оформляются соответствующими кассовыми ордерами (приходным или расходным) с отражением такой кассовой операции в кассовой книге.

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является соответствующая квитанция к приходному документу банка на внесение наличных, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличными), заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-собирателя. Документом, свидетельствующим о приеме наличных программно-техническим комплексом самообслуживания для последующего их перевода, являются чек банкомата и квитанция, содержащая обязательные реквизиты документа на перевод наличных и подтверждающая внесение соответствующей суммы наличных в этот программно-технический комплекс самообслуживания и осуществление инициирования операции по переводу наличных.

3.8. Выплаты, связанные с оплатой труда, производятся кассиром предприятия или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя или по расходным ведомостям.

На титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличных и суммы (гривень — словами, копеек — цифрами).

В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму наличных, выданных для выплат, связанных с оплатой труда, составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой расходной ведомости.

Одноразовые выдачи наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

3.9. По истечении установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда по расходным ведомостям, кассир обязан:

в расходной ведомости напротив фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить оттиск штампа или сделать надпись «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце расходной ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по расходной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Наличные по ведомости выдал (подпись)»;

осуществить соответствующую запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную сумму по расходной ведомости.

Бухгалтер делает проверку записей, сделанных кассирами в расходных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются путем составления одного общего расходного кассового ордера.

3.10. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи пишущих машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока.

В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы. Выдача кассовых ордеров и расходных ведомостей на руки лицам, которые вносят или получают наличные, запрещается.

Прием и выдача наличных по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Исправления в кассовых ордерах и расходных ведомостях запрещаются.

В кассовых ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, специальным платежным средствам, сдача наличных в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование их в кассе и т. п.), реквизит «Получил» или «Принято от» не заполняется.

3.11. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются в таком журнале после осуществления выплат, указанных в расходной ведомости.

Регистрация кассовых ордеров и расходных ведомостей может осуществляться при помощи компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатывание необходимых кассовых документов. В то же время в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств.

3.12. При получении кассовых ордеров или расходных ведомостей кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости — разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;

правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы для соответствующего оформления.

Кассовые ордера или расходные ведомости сразу же после получения или выдачи по ним наличных подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

3.13. Кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся в соответствии с законодательством Украины ответственным лицом, на которого руководителем возложена обязанность по их хранению.

Выносить из помещения предприятия кассовые документы разрешается только при наличии письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера. В этом случае до конца рабочего дня указанные документы обязательно должны быть возвращены в помещение предприятия.

3.14. В кассовых документах при обозначении сумм национальной денежной единицы гривни может использоваться ее графический знак — «».

3.15. Справки по кассовым документам (подписанные руководителем и главным бухгалтером) выдаются соответствующим органам по их требованию в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Кассовые документы могут изыматься в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

4. Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира

4.1. С целью обеспечения осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители должны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещается.

4.2. Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Обособленные подразделения предприятий, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

4.3. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат (согласно пункту 2.10 настоящего Положения), а закрытие вышеуказанных документов и выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в пункте 3.9 настоящего Положения.

Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

4.4. Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств. Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По завершении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

По завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

4.5. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

4.6. Старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (приложение 6), которую ведет старший кассир.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличных, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющихся наличных и кассовых документов.

4.7. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его под роспись с требованиями настоящего Положения.

4.8. Кассир согласно законодательству Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.

При отсутствии кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать согласно письменному распоряжению руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

4.9. На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживающихся централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящей главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением.

4.10. С целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, имеющихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, отвечающие за сохранность средств) дают расписку, определенную в приложении 7.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии).

Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, хранящиеся в кассе, но не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличных в кассе. В случае применения предприятием в расчетах РРО сверяется сумма имеющихся наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО). При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается согласно законодательству Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) согласно заключенным договорам в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными осуществляют определенные законодательством Украины органы контроля согласно их компетенции (далее — органы контроля).

5. Порядок определения сроков сдачи наличной выручки (наличных) и расчета лимита кассы

5.1. Сроки сдачи предприятиями наличной выручки (наличных) для ее зачисления на счета в банках определяются предприятием и устанавливаются по согласованию с соответствующим банком (в котором открыт счет предприятия, на который зачисляются средства) согласно таким требованиям:

а) для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где есть банки, — ежедневно (в день поступления наличной выручки (наличных) в их кассы);

б) для предприятий, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности согласно законодательству Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличной выручки (наличных) в день ее поступления, — на следующий за днем поступления наличной выручки (наличных) в кассу день;

в) для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где нет банков, — не реже одного раза в пять рабочих дней.

Предприятия (юридические лица), осуществляющие страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей, устанавливают сроки сдачи наличной выручки (наличных) для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в пять рабочих дней.

Если предприятия работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличные), то она должна сдаваться предприятиями в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Установленные согласно указанным требованиям сроки сдачи наличной выручки (наличных) предприятиями согласовываются с банком и определяются в договорах банковского счета между предприятиями и банками.

Если предприятие в отдельные дни не имеет превышения лимита кассы, то такое предприятие может в эти дни не сдавать в установленные сроки наличные.

5.2. Установление лимита кассы производится предприятиями самостоятельно на основании расчета установления лимита остатка наличных в кассе (приложение 8), который подписывается главным (старшим) бухгалтером и руководителем предприятия (или уполномоченным им лицом). К расчету принимается срок сдачи предприятием наличной выручки (наличных) для ее зачисления на счета в банках, определенный соответствующим договором банковского счета. Для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет установления лимита остатка наличных в кассе.

Установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) предприятия. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится до их сведения соответствующими внутренними приказами (распоряжениями) предприятия — юридического лица.

Предприятия, начинающие свою деятельность, а также предприятия, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые согласно установленному законодательством Украины порядку получают право на осуществление дополнительного вида деятельности, предусматривающего осуществление наличных расчетов, на первые три месяца их работы лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. Установленный с учетом прогнозных расчетов лимит кассы в двухнедельный срок по окончании первых трех месяцев их работы пересматривается по фактическим показателям деятельности согласно требованиям настоящего Положения.

5.3. Лимит кассы предприятия устанавливают на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу или их среднедневной выдачи из кассы, по решению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

5.4. Каждое предприятие определяет лимит кассы с учетом режима и специфики его работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличных, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п.:

для предприятий, имеющих срок сдачи наличной выручки (наличных) в банк ежедневно (в день ее поступления в кассу) или на следующий день со дня ее поступления в кассу, — в размерах, необходимых для обеспечения их работы на начало рабочего дня, но не более размера среднедневного поступления наличных в кассу (за три любых месяца подряд из последних двенадцати);

для предприятий, имеющих срок сдачи наличной выручки (наличных) в банк, предусмотренный подпунктом «в» пункта 5.1 настоящей главы, — в размерах, зависящих от установленных сроков сдачи наличной выручки (наличных) и ее суммы, но не более пятикратного размера среднедневных поступлений наличных (за три любых месяца подряд из последних двенадцати);

для предприятий, лимиты кассы которым устанавливаются согласно фактическим расходам наличных (кроме выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, пенсий, дивидендов), — не более размера среднедневной выдачи наличных (за три любых месяца подряд из последних двенадцати).

Предприятия, у которых соответствующий среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов (приложение 8), равен нулю или не превышает десяти не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, могут устанавливать лимит кассы в размере, превышающем исчисленный среднедневной показатель, но не более десяти не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Вышеуказанные требования этого пункта не распространяются на небанковские финансовые учреждения и операторов почтовой связи. Небанковские финансовые учреждения и операторы почтовой связи самостоятельно определяют порядок расчета лимита кассы с учетом особенностей деятельности и режима работы этих учреждений, объема наличных поступлений (расходов), сроков сдачи наличных и т. п. и на основании указанного устанавливают размер лимита кассы. Таблицу «Кассовые обороты», указанную в приложении 8 к настоящему Положению, небанковские финансовые учреждения и операторы почтовой связи не заполняют.

5.5. Предприятия, производящие и перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию, различных организационно-правовых форм (акционерные общества, агрофирмы и т. п.) могут устанавливать (пересматривать) лимит кассы на период заготовки и переработки сельскохозяйственной продукции в соответствии с фактическими показателями их кассовых оборотов (поступлений или выдачи наличных) за любые три месяца сезона производства (переработки) сельскохозяйственной продукции предыдущего года.

5.6. Пункт 5.6 главы 5 исключен

5.6. Религиозным организациям (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), не осуществляющим производственной или иного вида предпринимательской деятельности, лимит кассы и сроки сдачи наличных не устанавливаются.

5.7. Государственное казначейство Украины самостоятельно определяет порядок установления лимита кассы в его кассе и кассах обслуживаемых им бюджетных учреждений и организаций. Сроки сдачи наличных из касс Государственного казначейства Украины и бюджетных учреждений устанавливаются согласно требованиям пункта 5.1 настоящей главы.

5.8. Если предприятием лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), то лимит такой кассы считается нулевым. В этом случае все наличные, находящиеся в его кассе на конец рабочего дня и не сданные предприятием согласно требованиям настоящего Положения, считаются сверхлимитными.

Если лимит кассы установлен с превышением предельных размеров, определенных пунктом 5.4 настоящей главы, то он считается установленным на уровне указанных предельных размеров. В этом случае сумма указанных превышений считается сверхлимитной.

5.9. Наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или были выданы для использования предприятием согласно законодательству (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Не считаются сверхлимитными в день их поступления и те наличные средства, которые поступили в кассы предприятий в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на следующий рабочий день банка и предприятия или были выданы для использования предприятием согласно законодательству (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий рабочий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

5.10. Предприятия, устанавливающие срок сдачи наличной выручки (наличных) согласно подпункту «в» пункта 5.1 настоящей главы, должны сдавать сверхлимитные наличные для их зачисления на счета предприятия в банке не позднее следующего рабочего дня независимо от установленного срока сдачи наличной выручки (наличных).

5.11. Установленный лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличных) могут пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера (изменения в поступлениях/расходах наличных, внутреннего трудового распорядка/графиков сменности и т. п.). Документы (нормативно-правовые акты, внутренние документы (расчеты) предприятия, утвержденные (подписанные) руководителем или уполномоченным им лицом), на основании которых пересмотрен лимит кассы, сроки сдачи наличной выручки (наличных), прилагаются к соответствующим приказам (распоряжениям), договорам банковского счета предприятия.

5.12. Утвержденные банками до вступления в силу настоящего Положения общие лимиты остатка наличных в кассе предприятия и сроки сдачи выручки действительны до их пересмотра, который осуществляется с целью обеспечения соответствия этих показателей действующим требованиям в порядке, определенном настоящим Положением.

5.13. Руководители предприятий несут ответственность за соблюдение требований настоящего Положения по установлению лимита кассы и за достоверность соответствующих показателей, указанных в расчете установления лимита остатка наличных в кассе.

5.14. Руководители предприятий несут ответственность за соблюдение требований настоящего Положения по установлению лимита кассы и за достоверность соответствующих показателей, указанных в расчете установления лимита остатка наличных в кассе.

6. Особенности организации банками работы с наличными

6.1. С целью обеспечения максимальной и своевременной сдачи выручки предприятиями в банки и соблюдения ими лимитов остатка наличных в кассе банки могут создавать кассы для приема наличной выручки (наличных) в рабочие, выходные и праздничные дни и послеоперационное время.

6.2. Банки рассматривают предложения предприятий, на которые распространяется действие настоящего Положения, касающиеся сроков сдачи наличной выручки (наличных) и в случае соблюдения предприятиями требований настоящего Положения (в частности, изложенных в пункте 5.1) согласовывают эти сроки и указывают их в договорах банковского счета.

Абзац второй пункта 6.2 исключен

6.3. Проведение работниками банков банковских кассовых операций с клиентами, предусмотренных Инструкцией о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 14.08.2003 № 337 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 05.09.2003 под № 768/8089, с изменениями, за пределами кассового узла банка запрещается, кроме доставки работниками уполномоченных банков пенсий и денежных пособий по месту жительства получателя.

6.4. Выдача наличных под отчет работникам банков в случаях, предусмотренных законодательством Украины, производится из их касс, а также с использованием личных специальных платежных средств или корпоративных специальных платежных средств работников. Подотчетные лица обязаны подать в бухгалтерию банка вместе с неиспользованным остатком наличных отчет об использовании средств (независимо от того, получены эти средства из кассы банка или через соответствующие платежные карточки) в сроки, определенные законодательством Украины.

7. Контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличными

7.1. Требования настоящей главы применяются в ходе проверок предприятий (предпринимателей) органами контроля, действующими в соответствии с законодательством Украины. Периодичность проведения этих проверок и срок, в течение которого они осуществляются, определяют непосредственно органы контроля.

7.2. Перечень предприятий (предпринимателей), подлежащих указанным проверкам за конкретные периоды, определяется с учетом объемов осуществляемых ими операций с наличными.

В ходе проверок выясняются структура предприятия, количество открытых текущих счетов предприятия (предпринимателя) в банках, наличие у предприятия (предпринимателя) налогового долга, результаты ранее осуществленных проверок, соблюдение ими порядка ведения операций с наличными.

Органы контроля участвуют в проведении совместных проверок.

Проверка непосредственно по местонахождению предприятия (предпринимателя) осуществляется на основании документов, определенных законодательством Украины, за определенный период — квартал, полугодие, год и т. п.

7.3. Ответственность за соблюдение порядка ведения операций с наличными возлагается на предпринимателей, руководителей предприятий. Лица, виновные в нарушении порядка ведения операций с наличными, привлекаются к ответственности в установленном законодательством Украины порядке.

При выявлении нарушений установленного порядка ведения операций с наличными органы государственной налоговой службы Украины применяют к нарушителям штрафные санкции на основании представления органов контроля в соответствии с законодательством Украины.

7.4. Если проверкой предприятия (предпринимателя) было выявлено нарушение, то по ее результатам составляется акт о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличными (далее — акт о проверке) (приложение 9) в трех экземплярах, в котором излагается содержание нарушения с соответствующим обоснованием. Акт о проверке должен содержать заключения о результатах проверки, а также рекомендации руководству предприятия (предпринимателю) по устранению выявленных недостатков. Акт о проверке подписывают служебные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (предприниматель). Первый экземпляр направляется органам государственной налоговой службы Украины по месту государственной регистрации предприятия (предпринимателя) для принятия мер, предусмотренных законодательством Украины, второй передается непосредственно соответствующему предприятию (предпринимателю), третий экземпляр остается в документах органа контроля. Если нарушения не выявлены, то служебные лица, проводившие проверку, составляют справку в произвольной форме, в которой указываются название проверявшегося предприятия, срок проверки, ссылки на законодательство Украины, согласно которому проводилась проверка, проверяемые вопросы. Указанную справку подписывают служебные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (предприниматель).

7.5. Руководитель предприятия или замещающее его лицо, предприниматель имеет право при составлении акта о проверке не согласиться с результатами проверки и сделать в отношении этого соответствующие обоснованные замечания (объяснение) в письменной форме, которые прилагаются к акту проверки. Результаты проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций рассматриваются руководством предприятия (предпринимателем), как правило, в трехдневный срок после ее окончания.

7.6. В зависимости от специфики функционирования проверяемого предприятия (предпринимателя) и задач органов контроля в ходе проверки могут рассматриваться и другие вопросы, не включенные в настоящую главу, и использоваться другие формы актов.

7.7. В ходе проверок осуществляется контроль за выполнением предприятием требований настоящего Положения, связанных с ведением кассовой книги и оформлением операций по приему и выдаче наличных из кассы, ведением соответствующих кассовых документов.

7.8. В ходе проверок выясняется наличие у предприятия кассовой книги, а также соответствие ее оформления требованиям законодательства Украины. Кроме того, проверяется правильность ведения кассовой книги, оформления в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных средств (в том числе по срокам), соответствие указанных в ней сумм принятых в кассу или выданных из нее наличных данным приходных и расходных кассовых ордеров, качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам, наличие подписи бухгалтера, проверившего записи в кассовой книге по количеству полученных им кассовых ордеров, правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличных в кассе на конец дня и т. п.

7.9. В ходе проверки выясняется правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и расходных ведомостей (проставление необходимых дат, номеров, сумм, указание оснований для их выписки, наличие подписей служебных лиц и получателей средств, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличных, правильность оформления депонированных сумм и т. п.). По отдельным расходным ведомостям могут выборочно пересчитываться суммы выплаченных наличных.

7.10. В ходе проверки устанавливаются наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег и правильность их ведения, а также правильность отражения в кассовых документах номеров корреспондирующих счетов, соответствие между корреспонденцией счетов, внесенных в кассовую книгу и указанных в кассовых ордерах, наличие необходимых оправдательных документов, прилагаемых к кассовым ордерам (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметок об их погашении. В кассовых документах, вызывающих сомнение в их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей средств и служебных лиц, дающих объяснения в отношении этого.

7.11. Выявленные в результате проверки нарушения и заключения о ведении кассовой книги и кассовых документов указываются в разделе I акта о проверке.

7.12. Особое внимание в ходе проверки должно уделяться установлению полноты и своевременности оприходования в кассах наличных поступлений, полученных предприятием (за реализованную продукцию, проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги и за внереализационные операции и т. п.).

7.13. В ходе проверки анализируется общее состояние кассовых оборотов поступлений наличных из касс банка в кассы на основании банковских выписок по текущим счетам предприятия.

7.14. Сверяются банковские выписки (по суммам средств, полученных из банка, и датам) и соответствующие записи в кассовой книге с данными приходных кассовых ордеров. В случае необходимости могут также сравниваться данные корешков денежных чеков с выписками банка.

7.15. Все наличные, поступающие в кассы, должны своевременно и в полной сумме оприходоваться. Порядок оприходования наличных в кассах, в том числе и при расчетах с применением РРО (РК), определен в пункте 2.6 настоящего Положения.

7.16. В ходе проверки органами контроля полного и своевременного оприходования средств, поступивших в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров (с привлечением в случае необходимости следующих оправдательных документов: расчетных документов, квитанций к приходным кассовым ордерам, счетов-фактур, товарно-транспортных и налоговых накладных и т. п.). Проверяется также проведение записей по регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

7.17. При необходимости углубленной проверки полного оприходования в кассе наличных средств, полученных из различных источников, могут анализироваться также обороты по ведомости журнала-ордера 1 по дебету субсчета 301 «Касса в национальной валюте» по сравнению с оборотами по кредиту каждого корреспондирующего счета/субсчета (311 «Текущие счета в национальной валюте», 37 «Расчеты с разными дебиторами», 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 661 «Расчеты по заработной плате», 662 «Расчеты с депонентами», 681 «Расчеты по авансам полученным» и других счетов) с последующим сравнением их с соответствующими записями в кассовой книге и данными документов, подтверждающих фактическое получение предприятием определенных сумм наличных в соответствующие сроки.

7.18. Кроме того, для контроля за полным и своевременным оприходованием наличных конкретным предприятием органы контроля могут применять соответствующие встречные документальные проверки, осуществляемые непосредственно на предприятиях-покупателях (заказчиках), уплативших наличные средства, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов получателей наличных с данными покупателей.

7.19. В ходе проверки органы контроля должны принимать во внимание то, что при наличии в кассе предприятия наличных, не подтвержденных приходными кассовыми ордерами, они считаются неоприходованными в кассе и зачисляются в доход предприятия.

7.20. Выявленные в ходе проверки нарушения порядка оприходования поступлений наличных отражаются в разделе II акта о проверке.

7.21. В ходе проверки соблюдения предприятием лимита кассы определяется наличие самостоятельно установленного лимита кассы и соответствие его расчета требованиям настоящего Положения, уточняются по приказам, распоряжениям или другим распорядительным документам суммы самостоятельно доведенных предприятием (юридическим лицом) лимитов касс своим обособленным подразделениям.

7.22. В ходе проверок выясняется то, как предприятие соблюдает установленный лимит кассы, сроки и порядок сдачи наличной выручки. Кроме того, должно учитываться то, что средства, полученные из кассы банка или направленные из выручки на выплаты, которые относятся к фонду оплаты труда, могут согласно пункту 2.10 настоящего Положения в течение трех — пяти рабочих дней храниться в кассе сверх установленного лимита кассы.

7.23. Для определения сверхлимитных остатков наличных в кассе сравниваются записи о фактических их остатках в кассе по кассовой книге с установленным лимитом кассы за каждый день независимо от того, осуществлялись в этот день кассовые обороты (поступление и расходование наличных) или нет. Если в проверяемом периоде выявлено превышение лимита кассы, то выясняется, в течение какого времени (в днях) и какие сверхлимитные суммы не сдавались в установленные сроки в банк и по какой причине, а также общая сумма сверхлимитных остатков.

Образец расчета сверхлимитных остатков наличных в кассе

(грн.)

Дата	Остаток наличных на начало дня	Поступление наличных в кассу	Выдача наличных из кассы	Остаток наличных на конец дня	В том числе по расходным ведомостям в дни выплат, связанных с оплатой труда	Лимит кассы	Сверхлимитные остатки за каждый день
04.10.2004	10	250	80	180	—	100	80
05.10.2004	180	100	140	140	—	100	40
06.10.2004	140	—	—	140	—	100	40
07.10.2004	140	—	—	140	—	100	40
08.10.2004	140	210	340	10	—	100	—
09.10.2004	10	570	90	490	300	100	90
10.10.2004	490	320	350	460	300	100	60
11.10.2004	460	190	390	260	—	100	160
Всего							510

Наличные средства, не считающиеся сверхлимитными согласно пункту 5.10 настоящего Положения, для расчета сверхлимитных остатков наличных в кассе не берутся.

7.24. Пункт 7.24 исключен

7.24. При выявлении в ходе проверок расходных кассовых ордеров или расходных ведомостей, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя (абзац второй пункта 3.5 настоящего Положения), сумма наличных по таким расходным документам прилагается к остатку наличных в кассе исключительно в день, в котором оформлены указанные расходные документы, и в дальнейшем указанная сумма не берется для расчета сверхлимитных остатков наличных.

7.25. В ходе осуществления этих проверок в сфере торговли, общественного питания и услуг также обращается внимание на обязательность обеспечения постоянного наличия в кассах проверяемых предприятий разменной монеты для выдачи сдачи.

7.26. Выявленные нарушения установленного лимита кассы отражаются в таблице раздела III акта о проверке (указываются данные о действующем лимите кассы, фактических остатках наличных в кассе в те дни, когда был превышен ее лимит, а также расчет общей суммы превышения установленных лимитов за каждый день).

7.27. В ходе проверки систематизируются согласно банковским документам все случаи получения предприятием (предпринимателем) значительных сумм наличных средств, а при необходимости используются также соответствующие данные банков, в которых открыты его текущие счета.

7.28. В ходе проверки анализируются объемы наличных, периодичность и структура их выдачи, динамика по сравнению с предыдущими периодами. Обращается внимание также на сроки открытия предприятием (предпринимателем) счета; проведение им операций, не являющихся экономически оправданными или противоречащих законодательству Украины (не соответствующих характеру его деятельности; переводы значительных сумм наличных на счета физических лиц; поступление и снятие со счетов наличных в суммах, превышающих обычное денежное обращение этого предприятия (предпринимателя); внесение на счета наличных с последующим переводом их в сжатые сроки другому предприятию; систематическое или полное снятие значительных сумм наличных в день их поступления на счет и т. п.).

7.29. Анализируется также выдача наличных, которые проверяемое предприятие (предприниматель) получало (получал) со своего счета регулярно в течение короткого периода (недели, декады, месяца).

7.30. Выявленные в результате проверки нарушения указываются в разделе IV акта о проверке.

7.31. В ходе проверки устанавливается соблюдение предприятием действующего порядка расходования наличной выручки.

7.32. В ходе проверки принимается во внимание, что в случае наличия у предприятия налогового долга выплаты наличными осуществляются с учетом требований Закона Украины «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами».

7.33. В ходе проверки органы контроля устанавливают, в какие периоды проверяемое предприятие (предприниматель) имело (имел) налоговый долг, который учитывается в органах государственной налоговой службы Украины.

7.34. Пункт 7.34 исключен.

7.34. С целью проверки расходования наличных из выручки на выплаты, связанные с оплатой труда, могут также использоваться: месячный (квартальный) бухгалтерский баланс (Положение (стандарт) бухгалтерского учета 2), Главная книга, журналы-ордера, кассовые книги, кассовые ордера, расходные ведомости, банковские выписки и т. п.

7.35. Данные о выявленных нарушениях (конкретные даты и суммы) указываются в разделе V акта о проверке.

7.36. Целью проверки порядка выдачи наличных под отчет и их использования является осуществление контроля за соблюдением предприятиями установленного порядка выдачи наличных средств под отчет (в том числе на командировку) и их использования согласно требованиям настоящего Положения и других нормативно-правовых актов.

7.37. В ходе проведения проверок анализируется порядок выдачи предприятиями сумм под отчет, выявляются факты неправомерной выдачи наличных под отчет работникам, которые полностью не рассчитались за предварительно выданные им средства, факты несвоевременной отчетности, а также случаи передачи подотчетных средств одним работником другому и т. п.

7.38. В ходе проверки могут анализироваться данные бухгалтерских регистров, в частности тех, в которых по дебету отражаются средства, выданные из кассы под отчет, и возмещение перерасходов по отчетам об использовании средств, а по кредиту — суммы расходов по отчетам об использовании средств, подтвержденных бухгалтерией, и возврата неиспользованных средств. Дебетовое сальдо определяет сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредитовое — сумму перерасходов подотчетных лиц по отчетам об использовании средств. Такой анализ дает возможность определить направления использования подотчетных сумм, выявить нарушения при их выдаче.

7.39. В ходе проверки отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется соблюдению подотчетными лицами установленных сроков составления и подачи в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевременности возврата в кассу предприятий остатка неиспользованных средств (одновременно с соответствующим отчетом), наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и т. п. Кроме того, учитывается то, что подача отчетов об использовании средств с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение.

7.40. Во внимание принимается также и то, что не должны нарушаться сроки и условия выдачи наличных под отчет, определенные законодательством Украины, в частности пунктом 2.11 настоящего Положения.

7.41. В ходе проверки правильности оформления выдач наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливается достоверность подтверждающих документов, прилагаемых к отчетам об использовании средств.

7.42. Также следует обращать внимание на полную и своевременную отчетность подотчетных лиц в случае использования ими во время командировки значительных сумм подотчетных средств для решения хозяйственных вопросов.

7.43. В ходе проведения проверки по соблюдению порядка выдачи наличных под отчет на командировку устанавливается наличие распорядительных документов (приказа, распоряжения) на служебные командировки, правильность ведения записей в журнале регистрации удостоверений на командировку, соблюдение предельной продолжительности служебной командировки, наличие отметок в удостоверении о командировке, своевременность отчетности за израсходованные во время командировки средства, правильность возмещения расходов работникам и т. п.

7.44. Факты представления отчета об использовании средств в бухгалтерию в установленные сроки без одновременного возврата в кассу неиспользованных подотчетных сумм являются нарушением порядка выдачи наличных под отчет и ее использования.

7.45. Данные о выявленных в ходе проверки нарушениях указываются в разделе VI акта о проверке.

7.46. Для контроля за соблюдением предприятиями (предпринимателями) установленных ограничений при осуществлении между ними наличных расчетов проверяются расчетные операции конкретного предприятия (предпринимателя) — плательщика наличных средств.

В ходе такой проверки должно учитываться то, что такие наличные расчеты могут осуществляться предприятиями (предпринимателями) в течение дня с другими предприятиями (предпринимателями) по одному или нескольким платежным документам, а также то, что указанные ограничения не касаются расчетов предприятий (предпринимателей) с физическими лицами и других случаев, определенных настоящим Положением.

Если наличные расчеты предприятия (предпринимателей) превышают установленную предельную сумму, то избыточная их сумма прибавляется расчетно к фактическим остаткам наличных в кассе плательщика наличных одноразово (в тот же день, в который была осуществлена эта операция), а полученная сумма сравнивается с утвержденным лимитом кассы. Указанные ограничения касаются всех видов операций с наличными, связанных как с реализацией продукции (товаров, работ, услуг), так и с внереализационными операциями.

7.47. Для проверки используются необходимые кассовые и расчетные документы предприятия (предпринимателя) (кассовая книга, кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, отчеты работников по расходованию подотчетных сумм), а также документы, подтверждающие осуществленные покупателем (заказчиком) расходы наличных при приобретении товаров, оплате предоставленных услуг и выполненных работ (кассовые и товарные чеки, расчетные квитанции, квитанции к приходным кассовым ордерам, другие расчетные документы, а также счета-фактуры, налоговые накладные, договоры на поставку продукции, предоставление услуг, выполнение работ, товарно-транспортные накладные и т. п.).

7.48. В ходе проверки предприятия (предпринимателя) анализируются записи в кассовой книге, книге учета приобретенных товаров (выполненных работ, предоставленных услуг), данные кассовых ордеров, отчетов подотчетных лиц и других подтверждающих документов. Нарушения установленных ограничений на осуществление наличных расчетов выявляются путем сравнения фактических расходов наличных плательщиков наличных средств за приобретенные товары (выполненные работы, предоставленные услуги) по конкретному расчету, не подтвержденных соответствующими обосновывающими документами, с действующими ограничениями. В случае необходимости могут осуществляться встречные проверки предприятий (предпринимателей) со сравнением данных (по суммам и срокам) соответствующих кассовых документов плательщиков и получателей наличных средств.

7.49. В случае выявления фактов нарушения установленных ограничений при расчетах предприятий (предпринимателей) они приводятся с указанием их конкретных размеров в таблице раздела VII акта о проверке.

7.50. Контроль за установлением и соблюдением предприятиями установленных лимитов кассы и сроков сдачи наличной выручки из кассы осуществляют органы государственной налоговой службы Украины.

Директор Департамента налично-денежного обращения Н. ДОРОФЕЕВА